Хранится годами, десятилетиями, веками …
Руководством Республики Татарстан ведется огромная работа по укреплению материально-технической базы архивных отделов районов. В 2017 году по Республиканской программам Республики Татарстан в архивном отделе произведён капитальный ремонт на сумму 555 210 рублей, в 2019 году установлены металлические передвижные стеллажи на сумму 1 235 366 рублей.
В архивном отделе на 01.01.2020 год хранится на бумажном носителе 18 751 документов, из них управленческой - 11674, личного происхождения – 104, по личному составу – 6892, фотодокументы – 81.
На 01.01.2020 года всего 150 фондов. Имеется 2 архивохранилища: №1, №2. Документы на полках расположены по фондам. Рядом с рабочими кабинетами находится хранилище №1.
Одной из самых главных задач архивного отдела является обеспечение сохранения документов. Ведь архивы- это уникальные хранилища сведений о прошлом. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком –либо. Для сохранения документов важны приспособленные помещения, но не меньшую роль играет труд самих сотрудников. Каждый документ на бумажном закартонирован в стандартные архивные коробки, они препятствуют проникновению дневного света и запылению документов. Ни один документ не остается без должного внимания работников архива.
Деятельность архивного отдела направлена на комплекс мероприятий по систематизации хранения и учета документов постоянного хранения, по личному составу, исполнению запросов тематических и социально-правового характера, оказание методической помощи организациям по источникам комплектования и ликвидированных. В последнее десятилетие главным направлением в деятельности архива остается исполнение запросов граждан и организаций.
В 2019 году поступило 818 запросов. Из них 619 социального правого характера, 199 тематические. В соответствии с Правилами, утвержденного приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526, согласно п.5.12. Правил «Организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» М.2015 г. в архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. Если в архивной справке, выписке фамилия, имя, отчество не совпадают с данными трудовой книжки или паспортными данными. В этом случае граждане обращаются в суд для подтверждения своих личных данных.
В основном обращаются граждане о подтверждении заработной платы и стаж работы, необходимых для оформления пенсии, разрешения строительство, о праве собственности на земельные участки. Выдача архивной справки – это муниципальная и государственная услуги, которые оказывается при непосредственном обращении к архивам посредством почтовой и электронной связи, личного обращения либо доверенное лицо, имеющего на руках нотариально заверенную доверенность, через портал госуслуг ЕАИС, через МФЦ. С Пенсионным фондом установлен программный комплекс «Vipnet”. Услуга «выдача архивной справки» оказывается бесплатно. Срок оказания государственной услуги с момента сдачи необходимых документов в течение 15 календарных дней. В случаях, когда для этого необходимо изучения документов двух и более организаций, а также периода более чем 5 лет и более организаций, срок может быть продлен более чем на 30 календарных дней, о чем сообщается заявителю в течении трех календарных дней.
Особое внимание уделяется нашей Республикой Татарстан и архивным отделом по сбору документов и фотографии участников Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, личного происхождения, различных мероприятий, посвященных юбилейным датам. Если кто-то хотел, но забыл предоставить документы своих родственников, то давайте сохраним их для потомков.
Хотелось бы обратиться к руководству организации и предприятии района, чтобы требовали от своих работников своевременно оформлять и сдавать документы в архив. От этого порой зависят судьбы граждан, которые обращаются с последней надеждой к нам в архив.