Еллар, дистә еллар, гасырлар буена саклана …
Татарстан Республикасы җитәкчелеге тарафыннан районнарның архив бүлекләренең матди-техник базасын ныгыту буенча зур эш алып барыла. 2017 елда Татарстан Республикасының республика программалары буенча архив бүлегендә 555 210 сумлык капиталь ремонт ясалган, 2019 елда 1 235 366 сумлык металл күчмә стеллажлар урнаштырылган.
2020 елның 1 гыйнварына архив бүлегендә 18 751 документ кәгазьдә саклана, шуларның 11674 е - идарә итү, 104 е – шәхси , 6892 е – шәхси состав буенча документлар, 81 е – фотодокументлар.
2020 елның 1 гыйнварына барлыгы 150 фонд, 2 архив саклау урыны бар: №1, № 2. Киштәләрдә документлар фондлар буенча урнашкан. Эш кабинетлары янында № 1 саклау урыны урнашкан.
Архив бүлегенең төп бурычларыннан берсе - документларныж саклануын тәэмин итү. Чөнки архивлар - ул үткәннәр турында уникаль мәгълүмат саклау урыны. Бер сакланган документ безнең кем яки нәрсә турында булса да күзаллавыбызны үзгәртә ала. Документларны саклау өчен җайлаштырылган бүлмәләр мөһим, әмма хезмәткәрләрнең хезмәте дә зур роль уйный. Һәр документ кәгазьдә стандарт архив тартмаларына урнаштырылган, алар көндезге ут үтеп керүгә һәм документлар тузанлануга кашылык тудыра. Бер генә документ та архив хезмәткәрләренең игътибарыннан читтә калмый.
Архив бүлеге эшчәнлеге даими саклау документларын саклауны һәм исәпкә алуны системалаштыру, шәхси состав, тематик һәм социаль-хокукый характердагы соратып алуларны үтәү, оешмаларга комплектлау чыганаклары буенча методик ярдәм күрсәтү буенча чаралар комплексына юнәлдерелгән. Соңгы унъеллыкта архив эшчәнлегендә төп юнәлеш булып гражданнар һәм оешмаларның соратып алуларын үтәү кала.
2019 елда 818 мөрәҗәгать кергән. Шуларның 619ы - социаль хокукый, 199ы-тематик характерда. Россия Мәдәният министрлыгының 31.03.2015 ел, №526 боерыгы белән расланган «Россия Федерациясе Архив фонды һәм дәүләт хакимияте органнарында, җирле үзидарә органнарында һәм оешмаларда башка архив документларын саклауны, туплауны һәм куллануны оештыру " Кагыйдәләренең 5.12 пункты нигезендә. 2015 елда архив белешмәсендә мәгълүматлар архив документларында бәян ителгәнчә тасвирлана. Әгәр
архив белешмәсендә фамилия, исем, атасының исеме хезмәт кенәгәсе яки паспорт мәгълүматлары белән туры килми икән, бу очракта гражданнар үзләренең шәхси мәгълүматларын раслау өчен судка мөрәҗәгать итә. Нигездә, гражданнар хезмәт хакын һәм пенсияне рәсмиләштерү өчен кирәкле эш стажын раслау, төзелешкә рөхсәт алу, җир кишәрлекләренә милек хокукы буенча мөрәҗәгать итә. Архив белешмәсен бирү – ул муниципаль һәм дәүләт хезмәте , архивларга почта һәм электрон элемтә аша турыдан-туры мөрәҗәгать иткәндә, шәхси мөрәҗәгать иткәндә яки кулларына нотариаль расланган ышанычнамәсе булган ышанычлы зат, ЕАИС дәүләт хезмәтләре Порталы аша, КФҮ аша күрсәтелә. Пенсия фонды белән билгеләнгән "Vipnet" программа комплексы җайга салынган. "Архив белешмәсе бирү" хезмәте бушлай күрсәтелә. Кирәкле документларны тапшырганнан соң дәүләт хезмәте күрсәтү вакыты - 15 календарь көн . Моның өчен ике һәм аннан да күбрәк оешма документларын, шулай ук аннан да күбрәк оешма документларын өйрәнү зарур булган очракларда, срок 30 календарь көнгә озайтылырга мөмкин, бу хакта мөрәҗәгать итүчегә өч календарь көн эчендә хәбәр ителә.
Безнең Татарстан Республикасы һәм архив бүлеге тарафыннан 1941-1945 еллардагы Бөек Ватан сугышында катнашучыларның документларын һәм фотосурәтләрен җыю, шәхси чыгышына, юбилей даталарына багышланган төрле чараларга аерым игътибар бирелә. Әгәр кем дә булса теләгән булса, тик оныткан тапшырырга документлар үз туганнарын булса, әйдәгез, саклыйк аларны киләчәк буыннар өчен.
Ютазы районы оешмалары һәм предприятиеләре җитәкчеләреннән үз хезмәткәрләреннән документларны вакытында рәсмиләштерүләрен һәм архивка тапшыруларын таләп итүләрен сорыйсы килә . Кайвакыт, соңгы өмет белән архивка мөрәҗәгать итүче гражданнарның язмышлары шуңа бәйле була.